Nejčastější dotazy k Žádostem o proplacení voucheru

Pro žadatele, kteří se chystají předložit Žádost o proplacení voucheru, přinášíme odpovědi na nejčastější dotazy, které jsme obdrželi v rámci dosud předkládaných Žádostí.

1. Jaké mám doložit podklady k výstupům projektu?

Žadatel je povinen stanovit v Žádosti o poskytnutí voucheru výstup spolupráce, který bude výsledkem voucheru. Povaha těchto výstupů bude závislá na povaze projektu.

Výstup spolupráce si definuje sám žadatel v rámci Žádosti o poskytnutí voucheru, kde uvede formu výstupu a stručně jej popíše.

Možnosti výstupu u jednotlivých voucherů:

• Inovační projekty – protokoly z měření, analýzy, studie proveditelnosti, apod.
• Kreativní služby – hodnotící zprávy, podnikatelské záměry, nabídky, prezentace,
• Koučing a mentoring – hodnotící zprávy, podnikatelské záměry, nabídky, obchodní prezentace,
• Zahraniční inkubátory – hodnotící zprávy, podnikatelské záměry, nabídky, obchodní prezentace,
• Zahraniční veletrhy a výstavy – hodnotící zprávy, fotodokumentace z projektu, podnikatelské záměry, nabídky, obchodní prezentace,

Výstupy se dokládají právě skrze výše uvedené hodnotící zprávy, jako připojená fotodokumentace, buď ve formě fotografie vypracované studie, výrobku, fotografie z veletrhu nebo PrtScr z vytvořených webových stránek, videa výrobku apod.

2. Co je konkrétním aktem ukončení projektu a ukončení realizace projektu? Jaký je v tom rozdíl?

Termínem ukončení doby realizace projektu je myšlen termín do 6 (12) měsíců od zveřejnění Smlouvy o poskytnutí voucheru v registru smluv.

Ukončení projektu je ukončení spolupráce mezi Žadatelem a dodavatelem.

3. Jaký je postup, pokud chci Žádost o proplacení voucheru zkonzultovat? Mám jí poslat datovou schránkou nebo se obrátit přímo na projektového managera?

V případě konzultace Žádosti o proplacení voucheru se obracejte přímo na projektového manažera příslušného voucheru.

Specialisté na daný voucher:

1) Pražský voucher na inovační projekty

Ing. Jan Voráček

Tel.: +420 236 003 373, +420 770 105 073

Email: jan.voracek@praha.eu

2) Pražský voucher na kreativní služby

Zuzana Egerová

Tel.: +420 236 003 370

Email: zuzana.egerova@praha.eu

3) Pražský voucher na pobyt v zahraničních inkubátorech

Gabriela Holá

Tel.: +420 236 002 847

Email: gabriela.hola@praha.eu

4) Pražský voucher na koučing a mentoring

Mgr. Bc. Denisa Svobodová

Tel.: +420 236 003 327, mob. 770 105 082

Email: denisa.svobodova@praha.eu

5) Pražský voucher na zahraniční veletrhy a výstavy

Ing. Iva Mičáková

Tel.: +420 236 003 369

Email:iva.micakova@praha.eu

4. Jaká je reakční doba pro konzultace Žádosti o proplacení voucheru? Jde nám o timing, abychom finální Žádost stihli předložit v termínu.

Nejlepší způsob je kontaktovat projektového manažera telefonicky. Vždy kontaktujte projektového manažera v dostatečném časovém předstihu pro případné změny v Žádosti o proplacení voucheru a zkonzultujte s ním daný problém. Řešení je vždy individuální.

5. Mohu dělat úpravy v Žádosti o proplacení v 1. výzvě po vypršení půlroční/roční lhůty?

Žádost o proplacení voucheru včetně všech příloh musí být předložena prostřednictvím datové schránky, bez vad, nejpozději v den ukončení doby realizace projektu tj. 6(12) měsíců od zveřejnění Smlouvy do registru smluv. Žádosti o proplacení voucheru podané po tomto termínu budou automaticky zamítnuty.  

V Žádosti o proplacení a jejich přílohách nelze doplňovat po 6(12) měsíční lhůtě od zveřejnění smlouvy v registru smluv.

6. Mohu dělat úpravy v Žádosti o proplacení, pokud jí podám přes datovou schránku a nevypršela mi ještě půlroční/roční lhůta?

Ano, Žádost o proplacení lze upravit, pokud nevypršela 6(12) měsíční lhůta od zveřejnění smlouvy v registru smluv. Nejlepší způsob, jak se vyhnout úpravám v Žádosti o proplacení je kontaktovat projektového manažera a konzultovat s ním daný problém podání Žádosti o proplacení voucheru, tak aby byla Žádost podána bez vad.

7. Jak se přesně počítá půlroční/roční lhůta?

Půlroční/roční lhůta se počítá od zveřejnění smlouvy v registru smluv. Ustanovení o způsobu počítání času obsahuje § 605 odst. 2 občanského zákoníku:

„Konec lhůty nebo doby určené podle týdnů, měsíců nebo let připadá na den, který se pojmenováním nebo číslem shoduje se dnem, na který připadá skutečnost, od níž se lhůta nebo doba počítá. Není-li takový den posledním v měsíci, připadne konec lhůty nebo doby na poslední měsíce.“

V případě zveřejnění smlouvy v registru smluv např. dne 17. ledna 2018, uplyne 6-ti měsíční doba dne 17. července 2018. Takto se počítá i délka 1 roku. Zveřejnění smlouvy v registru smluv dne 17. března 2018 uplyne roční doba dne 17. března 2019.

8. Musí se předkládat Žádost o změnu v případě nepodstatných změn, které se netýkají dopadu na charakter, cíle, rozpočet a celkovou délku realizace projektu?

Ne, stačí pouze oznámení nepodstatné změny.

9. Proč se předkládá Žádost o změnu (v případě nepodstatných změn) až v Žádosti o proplacení voucheru? Není už přeci prostor pro její schválení/neschválení…

Zda se jedná o změnu podstatnou či nepodstatnou je třeba konzultovat se svým projektovým manažerem. Ke změnám v projektu může dojít během celého projektového cyklu, tj. od podání Žádosti o poskytnutí voucheru až po ukončení realizace projektu, tj. 6(12) měsíců od zveřejnění Smlouvy v registru smluv. V případě, že se Žadatel chystá podat Žádost o změnu, která se týká podstatné změny, je třeba tuto změnu podat okamžitě před změnou v projektu. V případě nepodstatné změny stačí změnu pouze oznámit.

10. Musí být Žádost o změnu opatřena elektronickým podpisem?

Dle platné metodiky Žádosti o změnu v projektu je možné akceptovat změnu, jak s elektronickým, tak i fyzickým podpisem příjemce. Elektronický podpis patří oprávněné osobě, tj. statutárnímu orgánu anebo je doložena ověřená plná moc, kterou vystavil statutární orgán pro jinou oprávněnou osobu. Žádost o změnu musí být doručena prostřednictvím datové schránky.

11. Musím na faktuře uvádět položky dle rozpočtu žádosti? Musí faktura odkazovat na příslušnou smlouvu/objednávku?

U Inovačních projektů, Kreativních služeb, Zahraničních inkubátorů a Koučingu a mentoringu má Příjemce jednoho konkrétního dodavatele, který bude fakturovat Příjemci na základě jejich smlouvy/objednávky. Faktura musí odkazovat na tuto jejich smlouvu/objednávku. Ta musí být v souladu s Žádostí o poskytnutí voucheru a její nabídkou. Cena bude jednorázová a není potřeba ji nějakým způsobem ve faktuře „rozpoložkovávat“.

Faktura od Příjemce, předložena v Žádosti o proplacení voucheru, musí obsahovat údaje a předmět, který byl stanoven ve smlouvě či objednávce mezi Příjemcem a dodavatelem z white-listu. Zároveň platí, že předmět smlouvy či objednávky musí být v souladu se schválenou Žádostí o poskytnutí voucheru, tedy i nabídkou od dodavatele. V případě „rozpoložkování“ částky lze brát tuto skutečnost, jako odkaz na příslušnou smlouvu/objednávku.

Výjimkou můžou být Zahraniční veletrhy a výstavy, kde Příjemce přikládá více faktur, protože nemá vše od jednoho dodavatele (jedna faktura za marketing, druhá za dopravu, třetí za ubytování, čtvrtá za zahraniční akci).

12. Co znamená Žádost o proplacení voucheru bez závad? Jsou definované konkrétní vady, které jsou příčinou neschválení Žádostí o proplacení voucheru?

Jediné nedostatky, které mohou být v žádosti o proplacení voucheru tolerovány, jsou vady zjevné (gramatické chyby, překlepy…), které nejdou proti smyslu a porozumění dané žádosti, která jako taková musí být v okamžiku konce lhůty k jejímu podání podaná včetně veškerých jejích povinných náležitostí a požadovaných příloh.

13. Jaké jsou náležitosti spojené s dodržováním povinné publicity pro Žadatele?

Metodika povinné publicity je zveřejněna na webu prazskyvoucher.cz

Doporučujeme dokládat povinnou publicitu společně s Žádostí o proplacení voucheru.

Odkaz na metodiku: http://10.126.224.120/prazskyvoucher/wp-content/uploads/2019/04/Metodika-povinn%C3%A9-publicity_verze-%C4%8D.2.pdf